Organizacja czasu

growth-1152553__340Warto wiedzieć jak zarządzać sobą ponieważ to pozwala na świadomość zarządzania innymi. Organizacja czasu jest równie istotna w swoim życiu co organizowanie czasu w pracy.  Zazwyczaj nasze życie składa się z szybko mijających dni lub z czekania na ważne wydarzenia lub miłe chwile i nie zastanawiamy się od czego to zależy. W tym krótkim tekście chcę przybliżyć tematykę zarządzania sobą w czasie i mam nadzieje że zawarte w nim informacje pomogą osiągnąć więcej satysfakcji z każdego dnia i samego siebie.  Na początku warto zastanowić się jak wygląda nasz dzień ?  Warto zastanowić się czy tak spędzony dzień jest wystarczająco satysfakcjonujący, a wszystko co robimy realizuje nasze potrzeby? Miejmy świadomość iż czas jest zasobem ograniczonym więc warto należycie go alokować.  (alokacja- to inaczej rozdzielenie, zagospodarowanie zasobów w bliskiej przyszłości tak aby efekty były widoczne w dalekiej przyszłości. Jest to związane z planowaniem zasobów które są ograniczone)  Nasz czas możemy więc podzielić na: „obowiązki i zadania”, które obligują nas do ich wykonania w konkretnym terminie i celu oraz czynności dzięki którym chcemy się rozwijać.  Z kolei  „więzi interpersonalne”, kontakt z rodziną, znajomymi, wszystko to co wiąże się ze spędzaniem wspólnego czasu i jest dla nas relaksem. Czas jest wszystkim co posiadamy. Jak zatem wykorzystać go aby zrealizować swoje najważniejsze cele?  Czy zastanawiałeś się jaką wartość ma Twój czas? W zasadzie czas jest wszystkim co każdy z nas posiada. Czas ma wielką wartość, ale jest ograniczony. W danej chwili możemy koncentrować się na wykonywaniu jednego zadania. Jeśli chcemy osiągać dobre wyniki w pracy i cieszyć się życiem osobistym należy dobrze planować swój czas.  Zarządzanie sobą w czasie to w rzeczywistości zarządzanie własnym życiem. Od wyboru czynności, które będziesz wykonywał każdego dnia zależy Twoja przyszłość, to co uda Ci się osiągnąć.  Jest wiele metod organizowania i planowania czasu. Jedną z nich bardzo popularną jest posiadanie organizatora zadań na przykład w postaci kalendarza z rozpisanymi godzinami, gdzie zapisujemy czynności, które chcemy wykonać. Wygląda to tak, że spisujemy wszystkie zadania do wykonania i wpisujemy je do kalendarza. Mam znajomych, w kalendarzach których każdy dzień podzielony jest na 15 minutowe bloki czasu! Metoda organizowania czasu przy pomocy kalendarza jest bardzo dobra, ale ma jedną wadę. Okazuje się, że zazwyczaj zadań do wykonania jest więcej niż mamy czasu. Jeśli na dany dzień zaplanujesz za dużo czynności, musisz się śpieszyć. Zdarza się, że wykonanie pewnych czynności zajmuje więcej czasu niż się na nie przewidziało. Sprawy do załatwienia zaczynają się nawarstwiać. Powoduje to zdenerwowanie i ciągłą walkę z czasem. Taki styl życia nie jest przyjemny.  W 1987 roku włoski socjolog i ekonomista Vilfredo Pareto w wyniku analizy prowadzonych przez siebie badań doszedł do bardzo interesujących wniosków. Stwierdził on, że 20% obywateli Włoch jest w posiadaniu 80% majątku. Okazało się, że ta sama zależność jest widoczna również w wielu innych dziedzinach życia. Dla nas ważny jest jeden wniosek: około 20% czynności wykonywanych każdego dnia przekłada się na mniej więcej 80% uzyskiwanych wyników. Oznacza to, że jeśli będziesz koncentrował się na wykonywaniu tych dwudziestu procent najważniejszych czynności to pozwoli Ci to zwielokrotnić uzyskiwane rezultaty pracy. Popatrz krytycznym okiem na swoje biurko (warsztat pracy) i zajmij się najpierw nim. Czy mnóstwo na nim, pod nim lub obok niego papierów, listów, niedokończonych spraw? Czy sam jego widok męczy Cię czy zachęca do pracy? Masz ochotę z przyjemnością zasiąść do obowiązków czy uciec gdzie pieprz rośnie?  Jeśli twoje biurko, pokój lub miejsce pracy opanował bałagan, koniecznie uprzątnij je zanim zaczniesz zarządzać swoim czasem. Przeglądnij wszystkie dokumenty i szparagały. Posegreguj je i wyrzuć te niepotrzebne.  Sam robię generalne sprzątanie co jakiś czas i zadziwia mnie to, że za każdym razem zbiera się pokaźna kupka papierów i innych rzeczy do wyrzucenia.  Aby tego uniknąć (lub przynajmniej zminimalizować) załatwiaj wszystkie sprawy na bieżąco. Załóż sobie osobne teczki na różne rodzaje dokumentów czy spraw do załatwienia. Zamiast nich możesz również z powodzeniem użyć specjalnych biurowych tacek na dokumenty. Dzięki temu łatwiej Ci będzie wszystko ogarnąć i nie będziesz musiał/a przedzierać się przez stosy papierów aby znaleźć jakiś formularz czy rachunek.  Segreguj i załatwiaj na bieżąco również pocztę elektroniczną. Kasuj niepotrzebne wiadomości aby nie zaśmiecać nimi skrzynki pocztowej. Dobre programy pocztowe (także Outlook) pozwalają na tworzenie folderów oraz reguł filtrowania ułatwiających zarządzanie wiadomościami. Istotną sprawą jest, aby w swojej pracy koncentrować się na jednej rzeczy na raz. Pomoże Ci to zwiększyć efektywność i zachować porządek. Nie próbuj złapać kilku srok za ogon bo w ręce zostaną Ci tylko pióra.  Gdy chcesz zrobić wiele rzeczy na raz, najprawdopodobniej albo wszystkie wykonasz byle jak, albo w ogóle. Koncentracja w danym momencie na jednej rzeczy pomoże Ci utrzymać porządek w miejscu pracy. Twoje działania będą również skuteczniejsze. To tak jak w przysłowiu: „Gdzie kucharek sześć, tam nie ma co jeść”, tyle że w tym przypadku jest jedna kucharka i zbyt wiele dań do zrobienia na raz. Albo wyjdzie ładne jedno ciasto, albo sześć zakalców.  Zanim zaczniesz planować swój czas, najpierw posprzątaj więc biurko. Odkurzysz tym samym umysł i dasz mu kopa do działania.  Niektórzy mówią, że lubią nieporządek na swoim biurku i dobrze się z tym czują. Jeśli do nich należysz, uprzątnij swoje miejsce pracy a z pewnością poczujesz pozytywną różnicę.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *