Zarządzanie w czasie kryzysu

china-1030418__340Zarządzanie w czasie kryzysu gospodarczego staje się szczególnie ważne. Taki okres to swego rodzaju czas próby, który przetrwają najsilniejsi. Dlatego też opracowanie dobrego budżetu jest kluczowe dla dalszego funkcjonowania firmy.  Jednym z elementów skutecznego zarządzania jest opracowanie dobrego budżetu. Budżet dobrze przygotowany zawiera w sobie kilka kluczowych punktów m.in. jasno określone cele jakie chcemy osiągnąć, metody i instrukcje budżetowania, plany cząstkowe, wskazówki jak reagować na odchylenia, a także ponowną analizę budżetu. Ważną kwestią jest fakt, że budżetowanie składa się z trzech zasadniczych części, a mianowicie z przygotowania, realizacji i kontroli. Aby stworzony budżet przyniósł oczekiwane efekty należy zrealizować wszystkie jego części. Nie wskazane jest pominięcie któregokolwiek z wymienionych etapów budżetowania. W momencie określania celów pamiętajmy o tym, aby były one realne do wykonania. W tym celu trzeba wyznaczyć je w porozumieniu z przedstawicielami wszystkich komórek funkcjonujących w firmie, a nie tylko z działem finansów, księgowości. Pamiętajmy, iż działy księgowe gromadzą informacje z przeszłości i na nich pracują, natomiast tworzony budżet dotyczy czasu przyszłego i w nim będzie funkcjonował. Niewątpliwie zgromadzone dane księgowe, będą podstawą do ustalania budżetu i pomogą także w ustalaniu ewentualnych odchyleń. Popatrz krytycznym okiem na swoje biurko (warsztat pracy) i zajmij się najpierw nim. Czy mnóstwo na nim, pod nim lub obok niego papierów, listów, niedokończonych spraw? Czy sam jego widok męczy Cię czy zachęca do pracy? Masz ochotę z przyjemnością zasiąść do obowiązków czy uciec gdzie pieprz rośnie?  Jeśli twoje biurko, pokój lub miejsce pracy opanował bałagan, koniecznie uprzątnij je zanim zaczniesz zarządzać swoim czasem. Przeglądnij wszystkie dokumenty i szparagały. Posegreguj je i wyrzuć te niepotrzebne.  Sam robię generalne sprzątanie co jakiś czas i zadziwia mnie to, że za każdym razem zbiera się pokaźna kupka papierów i innych rzeczy do wyrzucenia.  Aby tego uniknąć (lub przynajmniej zminimalizować) załatwiaj wszystkie sprawy na bieżąco. Załóż sobie osobne teczki na różne rodzaje dokumentów czy spraw do załatwienia. Zamiast nich możesz również z powodzeniem użyć specjalnych biurowych tacek na dokumenty. Dzięki temu łatwiej Ci będzie wszystko ogarnąć i nie będziesz musiał/a przedzierać się przez stosy papierów aby znaleźć jakiś formularz czy rachunek.  Segreguj i załatwiaj na bieżąco również pocztę elektroniczną. Kasuj niepotrzebne wiadomości aby nie zaśmiecać nimi skrzynki pocztowej. Dobre programy pocztowe (także Outlook) pozwalają na tworzenie folderów oraz reguł filtrowania ułatwiających zarządzanie wiadomościami.  No dobrze, ale spytasz zapewne co Ci takiego da uporządkowanie twojego miejsca pracy? Chaos na biurku lub każdym innym miejscu pracy przekłada się na chaos w głowie. Twoja praca staje się wtedy mniej wydajna i bardziej męcząca. Może się okazać, że więcej czasu zużywasz na ogarnięcie tego zamętu niż na efektywną pracę.  Z kolei czyste i uporządkowane biurko sprawia, że koncentrujesz się na tym co masz zrobić. Działa jak soczewka skupiająca promienie słoneczne rozpalając ognisko. Zazwyczaj promienie słońca nic nie rozpalają tak po prostu. Owszem, ich działanie jest odczuwalne, jednak dopiero skupione przez soczewkę pokazują swoją siłę. Schludne miejsce pracy jest jak taka soczewka. Skupia twoją energię na zadaniu do wykonania. Istotną sprawą jest, aby w swojej pracy koncentrować się na jednej rzeczy na raz. Pomoże Ci to zwiększyć efektywność i zachować porządek. Nie próbuj złapać kilku srok za ogon bo w ręce zostaną Ci tylko pióra.  Gdy chcesz zrobić wiele rzeczy na raz, najprawdopodobniej albo wszystkie wykonasz byle jak, albo w ogóle. Koncentracja w danym momencie na jednej rzeczy pomoże Ci utrzymać porządek w miejscu pracy. Twoje działania będą również skuteczniejsze. To tak jak w przysłowiu: „Gdzie kucharek sześć, tam nie ma co jeść”, tyle że w tym przypadku jest jedna kucharka i zbyt wiele dań do zrobienia na raz. Albo wyjdzie ładne jedno ciasto, albo sześć zakalców.  Zanim zaczniesz planować swój czas, najpierw posprzątaj więc biurko. Odkurzysz tym samym umysł i dasz mu kopa do działania.  Niektórzy mówią, że lubią nieporządek na swoim biurku i dobrze się z tym czują. Jeśli do nich należysz, uprzątnij swoje miejsce pracy a z pewnością poczujesz pozytywną różnicę. Nie jest żadną tajemnicą fakt, że dobra obsługa klienta tworzy dobre relacje z klientem i zyskuje jego lojalność, gdyż jest to jedna z funkcji personelu sprzedażowego oraz główna funkcja pracowników świadczących usługi (personelu usługowego). Ogólnie rzecz biorąc, dobra obsługa klienta ułatwia sprzedaż towarów lub świadczenie usług klientom.  Kiedy obsługa jest dobra, łatwiej kupcowi (klientowi) nabywającemu towar lub usługę podjąć decyzję: kupić czy nie kupić, wrócić do tego sklepu, czy nie. Dzięki dobrej obsłudze klient jest też bardziej zadowolony z zakupu lub otrzymanej usługi.  To zadowolenie podnosi w odczuciu kupca (klienta) jakość jego inwestycji, zwiększa zaufanie do firmy, w której dokonał zakupu, i sprawia, że chce odwiedzić tę firmę ponownie. Tak jak wędkarz nie może nic zrobić bez wędki, tak sprzedawca nigdy niczego nie osiągnie, jeśli nie będzie mógł zapewnić klientowi dobrej obsługi. Funkcja sprzedaży lub świadczenia usług jest nierozerwalnie związana z funkcją obsługi, oczywistym jest więc, że wielkość sprzedaży można zwiększyć poprzez poprawę obsługi, co oznacza, że należy poprawiać jakość obsługi klienta.  O tym, że dobra obsługa klienta w danej firmie przynosi wymierne korzyści, świadczy chociażby przykład linii lotniczych Air France: strategia podnoszenia jakości obsługi klienta zwiększyła roczny obrót tej firmy aż o 3%. Dane zebrane podczas innych badań mówią, że menedżerowie ogromnej większość wiodących firm litewskich i zagranicznych wskazują na wysoką jakość obsługi klienta jako strategiczny cel swoich firm (badanie litewskich firm przeprowadzone przez TNS Gallup między 20 a 29 października 2005 roku oraz badanie firm duńskich przeprowadzone przez Future Lab Businees Consulting wiosną 2003 roku, przedstawione w rozdziale 6.2 katalogu „Verslo santykių valdymas”, czyli„Zarządzanie relacjami w biznesie”, opublikowanego przez UAB „Verslo žinios”).  Podsumowując, należy stwierdzić, że nie wystarczy sama wiedza o tym, jak jakość obsługi wpływa na wyniki finansowe. Trzeba przedsięwziąć działania ukierunkowane na konkretne cele, gdyż tylko one umożliwią wprowadzenie zmian i realizację planów.

Analizy ekonomiczne

analysis-680564__340Warunkiem koniecznym do przeprowadzenia tego typu analiz jest jednak dostępność danych. Jakie czynniki wpływają na popyt, a więc jakie dane potrzebne są w badaniu, menedżer powinien określić sam. Dane znajdują się najczęściej w zasobach firmy lub mogą zostać zakupione. Analizy ekonomiczne wymagają dużo bardziej zaawansowanej wiedzy statystycznej i ekonometrycznej, niż poprzednie metody. Nie są zalecane także dla produktów wchodzących na rynek (jeśli nie można znaleźć benchmarków), oraz przy znacznych zmianach cen, które mają całkowicie zmienić ich pozycjonowanie.  Jak to działa w praktyce?  Po co jednak stosować tak zaawansowane techniki by przyjrzeć się popytowi? Czy nie wystarczy zbadać danych historycznych dotyczących zależności sprzedaży od ceny by znaleźć optymalną jej wartość? W praktyce na decyzje zakupowe wpływa wiele czynników poza ceną. Przyglądając się zależności sprzedaży od ceny produktów przykładowej firmy z branży FMCG na pierwszym wykresie w ramce 1, widzimy dość chaotyczny obraz, którego próba analizy może przyprawić nie tylko o ból głowy, ale także doprowadzić nas do mylnego wniosku, że wzrost ceny powodował wzrost sprzedaży! Oczywiście zdarzają się produkty luksusowe, dla których wyższa cena powoduje wzrost zainteresowania konsumentów, ale to nie jest ten przypadek. Wykres jest trudny do zinterpretowania, gdyż to co obserwujemy jest wynikiem jednoczesnego wpływu wielu czynników. Na szczęście można poradzić sobie z tym problemem. Kiedy do analizy tych samych danych użyte zostanie modelowanie ekonometryczne, obraz powoli zacznie się klarować. Będzie też można zilustrować krok po kroku eliminację wpływu poszczególnych czynników. Do przeprowadzenia tej analizy niezbędna jest rozległa wiedza z zakresu ekonometrii. Projekt tego typu należy przeprowadzić we współpracy z firmowym statystykiem lub zgłosić się do firm mających w swojej ofercie analizy ekonomiczne.   Zasadność stosowania zaawansowanych metod statystycznych w procesie podejmowania decyzji jest w dzisiejszych czasach niepodważalna. Metody klasyczne statystyki jednowymiarowej oraz statystyka matematyczna są metodami powszechnie stosowanymi w wielu dziedzinach i branżach. Jednak jak wiadomo zjawiska ekonomiczne nie cechują się jednowymiarowością, zatem zakładana często przez decydentów stałość innych czynników jest w praktyce utratą pewnej informacji. W związku z rozwojem możliwości obliczeniowych nowoczesne metody analityczne opierają się znacznie częściej na zaawansowanych wielowymiarowych metodach analizy danych. Wiele z metod stosowanych obecnie zostało stworzonych wiele lat temu, w okresie, gdy możliwości praktycznego stosowania takich metod jak na przykład metody iteracyjne były mocno ograniczone. Wielowymiarowa analiza statystyczna, analiza danych opiera się o zjawiska złożone, opisane za pomocą kilku charakterystyk. W związku z pojawieniem się kilku, a w praktyce nawet kilkunastu lub kilkudziesięciu charakterystyk pojawia się wiele trudności. Bardzo częstym problemem, na jaki napotyka się decydent jest zatem złożoność zjawisk i konieczność analizy wielu obiektów ze uwzględnieniem wielu cech. W niniejszym artykule zaprezentowano jedno z możliwych i stosunkowo prostych rozwiązań podejmowania decyzji na podstawie wielocechowego zbioru obserwacji w przypadku, gdy celem analityka jest wskazanie najbardziej korzystnego rozwiązania z listy wielu rozwiązań opisanych za pomocą wielu cech. Wiele prac z dziedziny klasyfikacji obiektów wielocechowych sięga swoimi źródłami do pionierskiej pracy Z. Hellwiga. Sformułowano w niej metodę taksonomiczną służąca do typologii jednostek przestrzennych.   Rozwiązaniem zagadnienia wielocechowego może być zastosowanie jednej z metod taksonomicznych. Inicjatorem stosowania metod taksonomicznych w Polsce był J. Czekanowski. Spory udział w rozwoju tych metod miał również ośrodek wrocławski (taksonomia wrocławska). Metody klasyfikacji wprowadzone przez polskich badaczy zagadnienia taksonomii zostały jednak w ostatnich latach zdecydowanie wyparte w związku z coraz powszechniejszym stosowaniem przez decydentów modułów analitycznych proponowanych przez takie firmy jak Statsft Inc. (producenta oprogramowania Statistica) czy SPSS. Moduły te dają decydentowi wiele możliwości rozwiązywania problemów wielowymiarowych, jednakże w wielu przypadkach można zauważyć braki pewnych przydatnych grup metod, które zostały wprowadzone przez polskich badaczy (takie metody jak syntetyczny miernik Hellwiga), nie zostały natomiast zauważone. W analizie wielowymiarowej wyróżnia się zazwyczaj dwa podstawowe zagadnienia klasyfikacyjne. Pierwsze zagadnienie zakłada, że charakterystyki klasy, do której należy przydzielić obiekt są znane. Drugie podejście zakłada natomiast nawet nieznajomość liczby klas (klasyfikacja bez nauczyciela). W ogólnym często stosowanym podziale metod klasyfikacyjnych wyróżnia się również hierarchiczne oraz niehierarchiczne metody klasyfikacji. Metody hierarchiczne są najczęściej używanymi metodami, najlepiej opracowanymi i stosowanymi w pakietach statystycznych. W metodach tych istnieje możliwość zaprezentowania wyników za pomocą dendrogramu. Bardzo istotną, z punktu widzenia decydenta, wadą tych metod jest uzyskanie w rezultacie klasyfikacji obiektów, która jednak nie wskazuje na klasę obiektów „lepszych”, nie odpowiada na pytanie, jaką decyzję podjąć.