Wykonane zadania

career-215528__340Warto więc kierować swoje działania w stronę rozwoju osobistego oraz więzi z innymi, trzeba jednak uważać na to aby nie ograniczać tych działań na rzecz „obowiązków i zadań” ponieważ to może mieć poważne konsekwencje w relacjach z bliskimi i dla naszego zdrowia. Każdy typ czynności ma istotną wagę i należy w ciągu dnia zadbać o każdy element aby nie popaść w skrajności.  Czy planujesz swój dzień godzina po godzinie ?  Jest to bardzo istotny element zarządzania sobą w czasie ponieważ pozawala uzyskać obraz naszego dnia. Dzięki temu możemy zastanowić się czy jesteśmy w stanie coś zmienić lub czy wszystkie typy działań zawarte są w ciągu naszego dnia. Dajemy też sobie możliwość oceny czy nie jest to przesadzony plan, który z góry skazuje nas na niepowodzenie jego realizacji i potencjalne uczucie niezadowolenia. Kolejnym ważnym elementem jest to w jakim tempie wykonujemy poszczególne czynności i czy taki scenariusz jest bezpieczny dla naszego zdrowia. Dzień zaczyna się od pobudki i jest to bardzo istotne aby zaraz po przebudzeniu nie starać się zmuszać swojego organizmu do 100% tempa funkcjonowania co jest dla organizmu szokiem, który prędzej czy później odbije się na zdrowiu np. problemy z ciśnieniem, choroby serca. Przeanalizuj więc jak wygląda tempo działania w poszczególnych godzinach i czy na pewno jest to odpowiednio dopasowane do zadań w danym momencie. Warto więc w sposób świadomy spędzać czas, można to robić według następujących kroków: sporządź listę spraw do zrobienia, wpisujemy rzeczy które musimy zrobić i wykreślamy wykonane zadania. Na koniec dnia widzimy wymierny skutek poświęconego czasu i satysfakcję, a nie zrealizowane zadania przepisujemy na dzień następny. ,,Żeby tak mi się chciało, jak mi się nie chce” – to słynne porzekadło, które pada z ust wszystkich, którzy nie mogą się zabrać za coś co jest do wykonania, bo z jakiś powodów jest to dla nas ważne. Brak motywacji może dotyczyć zarówno naszych obowiązków zawodowych, rodzinnych, samorozwoju, sportu, edukacji, zmiany diety, szkodliwych nawyków czy życiowych celów. Najbardziej popularne definicje słowa motywacja:  Motywacja – to zbiór pewnych procesów wewnętrznych, które sprawiają, że mamy ochotę podjąć konkretne działanie.  Motywacja – to stan gotowości istoty rozumnej do podjęcia określonego działania, to wzbudzony potrzebą zespół procesów psychicznych i fizjologicznych, określający podłoże zachowań i ich zmian. To wewnętrzny stan człowieka mający wymiar atrybutowy.  Procesy motywacyjne nakierowują zachowanie człowieka na osiągnięcie określonych, istotnych dla niego stanów rzeczy, kierują wykonywaniem pewnych czynności tak, aby prowadziły do zamierzonych wyników ( tj. zmiana warunków zewnętrznych, zmiana we własnej osobie, zmiana własnego położenia). Jeśli człowiek ma świadomość wyniku wykonywanych przez niego czynności, wówczas ten wynik nazywa się celem.  Proces motywacyjny składa się z zespołu pojedynczych motywów. Motyw to przeżycie pobudzające człowieka do działania lub powstrzymujące go lub przeszkadzające jego wykonaniu. Motywacja wewnętrzna – „tendencja do podejmowania i kontynuowania działania ze względu na jego treść. Cechą określającą motywację wewnętrzną jest ciekawość, czynnikami motywującymi są właściwości będące wynikiem wzajemnego porównywania bodźców docierających do jednostki aktualnie bądź zakodowanych w strukturach pamięciowych: wieloznaczność, niewyraźność, nowość, złożoność, dziwność, niezgodność, polega na wzbudzeniu potrzeb przez stosowanie kar i nagród, informowaniu o możliwościach zawartych w różnego rodzaju sytuacjach i manipulowaniu tymi możliwościami. Jest to inaczej metoda kija i marchewki.  Motywacja zewnętrzna – „tendencja do podejmowania i kontynuowania działań ze względu na pewne konsekwencje, do których one prowadzą (uzyskanie nagrody lub innej uchwytnej korzyści), związana z poczuciem, że przyczyna i kontrola działania ma charakter zewnętrzny i nie jest zależna od jednostki.  Motywacja negatywna a motywacja pozytywna. Która lepsza? To już zależy od człowieka i okoliczności.  Motywacja negatywna, zwana ujemną, jest to mechanizm oparty na różnego rodzaju karach, związany z zachowaniem typu „dążenie od”, który opiera się na unikaniu. Im bliższa jest kara, tym bardziej widoczny jest unik. Przykładowo powoduje ona u pracownika lęk przed utratą m.in. stanowiska, wysokości dotychczasowej pensji bądź nawet pracy, a tym samym mobilizuje do efektywniejszych działań, głównie w celu uniknięcia kary.  Motywacja pozytywna, zwana dodatnią, oparta jest na dodatnich wzmocnieniach. Związana z zachowaniem „dążenia do”, które jest tym silniejsze im bliższa jest droga do zapowiedzianej nagrody. Motywacja pozytywna pomaga człowiekowi umożliwić osiągnięcie lepszego niż dotychczas poziomu zaspokojenia potrzeb.  Skuteczne sposoby na zwiększenie motywacji: Złóż innym publiczną deklarację tego co zamierzasz zrobić/osiągnąć. Czyniąc to, angażujesz własne Ja. Niepodjęcie działania, bądź niewykonanie zadeklarowanego zadania może wywołać wtedy w Tobie dysonans – nieprzyjemne napięcie – wynikające z niezgodności tego, co zapowiedziałeś/aś, że zrobisz (działanie) z tym co robisz (brak działania). Zaistniałe napięcie wystarczająco motywuje nas do jego usunięcia. Najkorzystniejsze dla Ciebie będzie wtedy po prostu podjęcie działania. Jeżeli tego nie zrobisz, może ucierpieć na tym Twoja samoocena oraz nie będziesz w stanie usunąć tego dysonansu, gdyż będziesz mieć świadków swojego niepowodzenia. Analiza celów.  Jeśli wiesz, co jest dla Ciebie naprawdę ważne i na czym Ci bardzo zależy, znacznie łatwiej będzie Ci się za to zabrać. Jeżeli dane zadanie jest dla Ciebie bardzo istotne, może to wzbudzić w Tobie naprawdę silną motywację wewnętrzną, czyli naturalną skłonność do podejmowania i kontynuowania działania ze względu na samą treść tej aktywności. Oznacza to, że samo działanie będzie dla Ciebie ważne i nagradzające, a zewnętrzna nagroda, która będzie konsekwencją tego działania odegra wtedy nieco mniejszą rolę. Zaplanuj sobie atrakcyjną nagrodę za wykonanie zadania. Łatwo jest zaplanować sobie przyjemną nagrodę za wykonanie zadania. Motywuje to również do pracy, ponieważ kieruje nasze myśli na oczekiwaną nagrodę, a nie na trudy podejmowanego działania. Pozytywne myśli i uczucia względem nagrody mogą zostać przeniesione na myśli i uczucia względem działania. Działanie, które początkowo było nieprzyjemne, może stać się dla Ciebie czymś pozytywnym. Wizualizuj swój cel.  Dobrze będzie, jeśli wyobrazisz sobie, to co ma zostać zrobione, co pragniesz osiągnąć. Dzięki wizualizacji masz możliwość przekształcić abstrakcyjny cel w żywy, realny obraz. Zrób analizę negatywnych konsekwencji niezrealizowania celu. Negatywne konsekwencje to swego rodzaju strata, a Ty pewnie raczej nie lubisz ponosić strat. Świadomość tego, że nie podejmując danego działania narażasz się na pewną stratę może skutecznie zmobilizować, zachęcić Cię do podjęcia tego działania i uniknięcia owej straty. Zrób analizę pozytywnych konsekwencji zrealizowania celu. Świadomość tego, jakie korzyści możesz mieć z podjęcia działania, a zarazem co stracisz, nie podejmując działania (nie doświadczymy tych pozytywnych konsekwencji) może mieć wpływ motywujący. Gwarancja 5 minut – najtrudniejszy jest pierwszy krok, trzeba po prostu zacząć. Pamiętaj! Pierwsze 5 minut jest najważniejsze, bo jeśli już coś zaczniesz robić, łatwiej będzie Ci to kontynuować. Jeśli rozpoczęcie działania będziesz ciągle odkładać na później (o kolejne 5 minut itd), to prawdopodobnie nie wykonasz go wcale. Zacznij zadanie od czegoś prostego. Jeżeli zaczniesz od czegoś prostego, bardzo prawdopodobne, że na początku Twojego działania osiągniesz sukces, a to zachęci Cię do dalszej, konsekwentnej pracy. Jeśli natomiast zaczniesz od czegoś trudnego, możesz ponieść porażkę, która zniechęci Cię do kolejnych działań. Metoda szwajcarskiego sera – Co to oznacza? Wyobraź sobie, że duże zadanie, które masz  do wykonania, to duży kawałek sera bez dziur. Z tego zadania możesz wyodrębnić mniejsze zadania, które są proste, mechaniczne i zajmują nie więcej niż 5-10 minut. W wolnych chwilach możesz zacząć od wykonywania właśnie tych zadań (zawsze możesz znaleźć kilka wolnych minut w ciągu dnia). Pracując tą metodą, w końcu przekonasz się, że duże zadanie („duży kawałek sera”) stanie się serem szwajcarskim, który ma więcej dziur niż sera. Dziury te to już wykonane małe zadania. Podnieś swój poziom znajomości przedmiotu działania. Uzasadnieniem tej rady jest to, iż łatwiej zabrać się do robienia czegoś, o czym dużo wiemy, bo wtedy zadanie nie wydaje się takie trudne. To samo zadanie dla kompletnego laika w danej dziedzinie może jawić się jako niewykonalne, co zniechęci go do działania. Znajomość przedmiotu umożliwi Ci lepszą organizację działania, pozwali na wydzielenie z dużego zadania mniejszych, które można szybko wykonać, dzięki czemu efektywniej wykorzystasz swój cenny  czas i  umiejętności. Wszystko to sprawi, że sukces stanie się znacznie bardziej prawdopodobny, a pewnie doskonale zdajesz sobie sprawę, że o wiele chętniej zabierasz się za to, co kończy się pozytywnie.

Organizacja czasu

growth-1152553__340Warto wiedzieć jak zarządzać sobą ponieważ to pozwala na świadomość zarządzania innymi. Organizacja czasu jest równie istotna w swoim życiu co organizowanie czasu w pracy.  Zazwyczaj nasze życie składa się z szybko mijających dni lub z czekania na ważne wydarzenia lub miłe chwile i nie zastanawiamy się od czego to zależy. W tym krótkim tekście chcę przybliżyć tematykę zarządzania sobą w czasie i mam nadzieje że zawarte w nim informacje pomogą osiągnąć więcej satysfakcji z każdego dnia i samego siebie.  Na początku warto zastanowić się jak wygląda nasz dzień ?  Warto zastanowić się czy tak spędzony dzień jest wystarczająco satysfakcjonujący, a wszystko co robimy realizuje nasze potrzeby? Miejmy świadomość iż czas jest zasobem ograniczonym więc warto należycie go alokować.  (alokacja- to inaczej rozdzielenie, zagospodarowanie zasobów w bliskiej przyszłości tak aby efekty były widoczne w dalekiej przyszłości. Jest to związane z planowaniem zasobów które są ograniczone)  Nasz czas możemy więc podzielić na: „obowiązki i zadania”, które obligują nas do ich wykonania w konkretnym terminie i celu oraz czynności dzięki którym chcemy się rozwijać.  Z kolei  „więzi interpersonalne”, kontakt z rodziną, znajomymi, wszystko to co wiąże się ze spędzaniem wspólnego czasu i jest dla nas relaksem. Czas jest wszystkim co posiadamy. Jak zatem wykorzystać go aby zrealizować swoje najważniejsze cele?  Czy zastanawiałeś się jaką wartość ma Twój czas? W zasadzie czas jest wszystkim co każdy z nas posiada. Czas ma wielką wartość, ale jest ograniczony. W danej chwili możemy koncentrować się na wykonywaniu jednego zadania. Jeśli chcemy osiągać dobre wyniki w pracy i cieszyć się życiem osobistym należy dobrze planować swój czas.  Zarządzanie sobą w czasie to w rzeczywistości zarządzanie własnym życiem. Od wyboru czynności, które będziesz wykonywał każdego dnia zależy Twoja przyszłość, to co uda Ci się osiągnąć.  Jest wiele metod organizowania i planowania czasu. Jedną z nich bardzo popularną jest posiadanie organizatora zadań na przykład w postaci kalendarza z rozpisanymi godzinami, gdzie zapisujemy czynności, które chcemy wykonać. Wygląda to tak, że spisujemy wszystkie zadania do wykonania i wpisujemy je do kalendarza. Mam znajomych, w kalendarzach których każdy dzień podzielony jest na 15 minutowe bloki czasu! Metoda organizowania czasu przy pomocy kalendarza jest bardzo dobra, ale ma jedną wadę. Okazuje się, że zazwyczaj zadań do wykonania jest więcej niż mamy czasu. Jeśli na dany dzień zaplanujesz za dużo czynności, musisz się śpieszyć. Zdarza się, że wykonanie pewnych czynności zajmuje więcej czasu niż się na nie przewidziało. Sprawy do załatwienia zaczynają się nawarstwiać. Powoduje to zdenerwowanie i ciągłą walkę z czasem. Taki styl życia nie jest przyjemny.  W 1987 roku włoski socjolog i ekonomista Vilfredo Pareto w wyniku analizy prowadzonych przez siebie badań doszedł do bardzo interesujących wniosków. Stwierdził on, że 20% obywateli Włoch jest w posiadaniu 80% majątku. Okazało się, że ta sama zależność jest widoczna również w wielu innych dziedzinach życia. Dla nas ważny jest jeden wniosek: około 20% czynności wykonywanych każdego dnia przekłada się na mniej więcej 80% uzyskiwanych wyników. Oznacza to, że jeśli będziesz koncentrował się na wykonywaniu tych dwudziestu procent najważniejszych czynności to pozwoli Ci to zwielokrotnić uzyskiwane rezultaty pracy. Popatrz krytycznym okiem na swoje biurko (warsztat pracy) i zajmij się najpierw nim. Czy mnóstwo na nim, pod nim lub obok niego papierów, listów, niedokończonych spraw? Czy sam jego widok męczy Cię czy zachęca do pracy? Masz ochotę z przyjemnością zasiąść do obowiązków czy uciec gdzie pieprz rośnie?  Jeśli twoje biurko, pokój lub miejsce pracy opanował bałagan, koniecznie uprzątnij je zanim zaczniesz zarządzać swoim czasem. Przeglądnij wszystkie dokumenty i szparagały. Posegreguj je i wyrzuć te niepotrzebne.  Sam robię generalne sprzątanie co jakiś czas i zadziwia mnie to, że za każdym razem zbiera się pokaźna kupka papierów i innych rzeczy do wyrzucenia.  Aby tego uniknąć (lub przynajmniej zminimalizować) załatwiaj wszystkie sprawy na bieżąco. Załóż sobie osobne teczki na różne rodzaje dokumentów czy spraw do załatwienia. Zamiast nich możesz również z powodzeniem użyć specjalnych biurowych tacek na dokumenty. Dzięki temu łatwiej Ci będzie wszystko ogarnąć i nie będziesz musiał/a przedzierać się przez stosy papierów aby znaleźć jakiś formularz czy rachunek.  Segreguj i załatwiaj na bieżąco również pocztę elektroniczną. Kasuj niepotrzebne wiadomości aby nie zaśmiecać nimi skrzynki pocztowej. Dobre programy pocztowe (także Outlook) pozwalają na tworzenie folderów oraz reguł filtrowania ułatwiających zarządzanie wiadomościami. Istotną sprawą jest, aby w swojej pracy koncentrować się na jednej rzeczy na raz. Pomoże Ci to zwiększyć efektywność i zachować porządek. Nie próbuj złapać kilku srok za ogon bo w ręce zostaną Ci tylko pióra.  Gdy chcesz zrobić wiele rzeczy na raz, najprawdopodobniej albo wszystkie wykonasz byle jak, albo w ogóle. Koncentracja w danym momencie na jednej rzeczy pomoże Ci utrzymać porządek w miejscu pracy. Twoje działania będą również skuteczniejsze. To tak jak w przysłowiu: „Gdzie kucharek sześć, tam nie ma co jeść”, tyle że w tym przypadku jest jedna kucharka i zbyt wiele dań do zrobienia na raz. Albo wyjdzie ładne jedno ciasto, albo sześć zakalców.  Zanim zaczniesz planować swój czas, najpierw posprzątaj więc biurko. Odkurzysz tym samym umysł i dasz mu kopa do działania.  Niektórzy mówią, że lubią nieporządek na swoim biurku i dobrze się z tym czują. Jeśli do nich należysz, uprzątnij swoje miejsce pracy a z pewnością poczujesz pozytywną różnicę.