Zarządzanie w czasie kryzysu

china-1030418__340Zarządzanie w czasie kryzysu gospodarczego staje się szczególnie ważne. Taki okres to swego rodzaju czas próby, który przetrwają najsilniejsi. Dlatego też opracowanie dobrego budżetu jest kluczowe dla dalszego funkcjonowania firmy.  Jednym z elementów skutecznego zarządzania jest opracowanie dobrego budżetu. Budżet dobrze przygotowany zawiera w sobie kilka kluczowych punktów m.in. jasno określone cele jakie chcemy osiągnąć, metody i instrukcje budżetowania, plany cząstkowe, wskazówki jak reagować na odchylenia, a także ponowną analizę budżetu. Ważną kwestią jest fakt, że budżetowanie składa się z trzech zasadniczych części, a mianowicie z przygotowania, realizacji i kontroli. Aby stworzony budżet przyniósł oczekiwane efekty należy zrealizować wszystkie jego części. Nie wskazane jest pominięcie któregokolwiek z wymienionych etapów budżetowania. W momencie określania celów pamiętajmy o tym, aby były one realne do wykonania. W tym celu trzeba wyznaczyć je w porozumieniu z przedstawicielami wszystkich komórek funkcjonujących w firmie, a nie tylko z działem finansów, księgowości. Pamiętajmy, iż działy księgowe gromadzą informacje z przeszłości i na nich pracują, natomiast tworzony budżet dotyczy czasu przyszłego i w nim będzie funkcjonował. Niewątpliwie zgromadzone dane księgowe, będą podstawą do ustalania budżetu i pomogą także w ustalaniu ewentualnych odchyleń. Popatrz krytycznym okiem na swoje biurko (warsztat pracy) i zajmij się najpierw nim. Czy mnóstwo na nim, pod nim lub obok niego papierów, listów, niedokończonych spraw? Czy sam jego widok męczy Cię czy zachęca do pracy? Masz ochotę z przyjemnością zasiąść do obowiązków czy uciec gdzie pieprz rośnie?  Jeśli twoje biurko, pokój lub miejsce pracy opanował bałagan, koniecznie uprzątnij je zanim zaczniesz zarządzać swoim czasem. Przeglądnij wszystkie dokumenty i szparagały. Posegreguj je i wyrzuć te niepotrzebne.  Sam robię generalne sprzątanie co jakiś czas i zadziwia mnie to, że za każdym razem zbiera się pokaźna kupka papierów i innych rzeczy do wyrzucenia.  Aby tego uniknąć (lub przynajmniej zminimalizować) załatwiaj wszystkie sprawy na bieżąco. Załóż sobie osobne teczki na różne rodzaje dokumentów czy spraw do załatwienia. Zamiast nich możesz również z powodzeniem użyć specjalnych biurowych tacek na dokumenty. Dzięki temu łatwiej Ci będzie wszystko ogarnąć i nie będziesz musiał/a przedzierać się przez stosy papierów aby znaleźć jakiś formularz czy rachunek.  Segreguj i załatwiaj na bieżąco również pocztę elektroniczną. Kasuj niepotrzebne wiadomości aby nie zaśmiecać nimi skrzynki pocztowej. Dobre programy pocztowe (także Outlook) pozwalają na tworzenie folderów oraz reguł filtrowania ułatwiających zarządzanie wiadomościami.  No dobrze, ale spytasz zapewne co Ci takiego da uporządkowanie twojego miejsca pracy? Chaos na biurku lub każdym innym miejscu pracy przekłada się na chaos w głowie. Twoja praca staje się wtedy mniej wydajna i bardziej męcząca. Może się okazać, że więcej czasu zużywasz na ogarnięcie tego zamętu niż na efektywną pracę.  Z kolei czyste i uporządkowane biurko sprawia, że koncentrujesz się na tym co masz zrobić. Działa jak soczewka skupiająca promienie słoneczne rozpalając ognisko. Zazwyczaj promienie słońca nic nie rozpalają tak po prostu. Owszem, ich działanie jest odczuwalne, jednak dopiero skupione przez soczewkę pokazują swoją siłę. Schludne miejsce pracy jest jak taka soczewka. Skupia twoją energię na zadaniu do wykonania. Istotną sprawą jest, aby w swojej pracy koncentrować się na jednej rzeczy na raz. Pomoże Ci to zwiększyć efektywność i zachować porządek. Nie próbuj złapać kilku srok za ogon bo w ręce zostaną Ci tylko pióra.  Gdy chcesz zrobić wiele rzeczy na raz, najprawdopodobniej albo wszystkie wykonasz byle jak, albo w ogóle. Koncentracja w danym momencie na jednej rzeczy pomoże Ci utrzymać porządek w miejscu pracy. Twoje działania będą również skuteczniejsze. To tak jak w przysłowiu: „Gdzie kucharek sześć, tam nie ma co jeść”, tyle że w tym przypadku jest jedna kucharka i zbyt wiele dań do zrobienia na raz. Albo wyjdzie ładne jedno ciasto, albo sześć zakalców.  Zanim zaczniesz planować swój czas, najpierw posprzątaj więc biurko. Odkurzysz tym samym umysł i dasz mu kopa do działania.  Niektórzy mówią, że lubią nieporządek na swoim biurku i dobrze się z tym czują. Jeśli do nich należysz, uprzątnij swoje miejsce pracy a z pewnością poczujesz pozytywną różnicę. Nie jest żadną tajemnicą fakt, że dobra obsługa klienta tworzy dobre relacje z klientem i zyskuje jego lojalność, gdyż jest to jedna z funkcji personelu sprzedażowego oraz główna funkcja pracowników świadczących usługi (personelu usługowego). Ogólnie rzecz biorąc, dobra obsługa klienta ułatwia sprzedaż towarów lub świadczenie usług klientom.  Kiedy obsługa jest dobra, łatwiej kupcowi (klientowi) nabywającemu towar lub usługę podjąć decyzję: kupić czy nie kupić, wrócić do tego sklepu, czy nie. Dzięki dobrej obsłudze klient jest też bardziej zadowolony z zakupu lub otrzymanej usługi.  To zadowolenie podnosi w odczuciu kupca (klienta) jakość jego inwestycji, zwiększa zaufanie do firmy, w której dokonał zakupu, i sprawia, że chce odwiedzić tę firmę ponownie. Tak jak wędkarz nie może nic zrobić bez wędki, tak sprzedawca nigdy niczego nie osiągnie, jeśli nie będzie mógł zapewnić klientowi dobrej obsługi. Funkcja sprzedaży lub świadczenia usług jest nierozerwalnie związana z funkcją obsługi, oczywistym jest więc, że wielkość sprzedaży można zwiększyć poprzez poprawę obsługi, co oznacza, że należy poprawiać jakość obsługi klienta.  O tym, że dobra obsługa klienta w danej firmie przynosi wymierne korzyści, świadczy chociażby przykład linii lotniczych Air France: strategia podnoszenia jakości obsługi klienta zwiększyła roczny obrót tej firmy aż o 3%. Dane zebrane podczas innych badań mówią, że menedżerowie ogromnej większość wiodących firm litewskich i zagranicznych wskazują na wysoką jakość obsługi klienta jako strategiczny cel swoich firm (badanie litewskich firm przeprowadzone przez TNS Gallup między 20 a 29 października 2005 roku oraz badanie firm duńskich przeprowadzone przez Future Lab Businees Consulting wiosną 2003 roku, przedstawione w rozdziale 6.2 katalogu „Verslo santykių valdymas”, czyli„Zarządzanie relacjami w biznesie”, opublikowanego przez UAB „Verslo žinios”).  Podsumowując, należy stwierdzić, że nie wystarczy sama wiedza o tym, jak jakość obsługi wpływa na wyniki finansowe. Trzeba przedsięwziąć działania ukierunkowane na konkretne cele, gdyż tylko one umożliwią wprowadzenie zmian i realizację planów.

Organizacja czasu

growth-1152553__340Warto wiedzieć jak zarządzać sobą ponieważ to pozwala na świadomość zarządzania innymi. Organizacja czasu jest równie istotna w swoim życiu co organizowanie czasu w pracy.  Zazwyczaj nasze życie składa się z szybko mijających dni lub z czekania na ważne wydarzenia lub miłe chwile i nie zastanawiamy się od czego to zależy. W tym krótkim tekście chcę przybliżyć tematykę zarządzania sobą w czasie i mam nadzieje że zawarte w nim informacje pomogą osiągnąć więcej satysfakcji z każdego dnia i samego siebie.  Na początku warto zastanowić się jak wygląda nasz dzień ?  Warto zastanowić się czy tak spędzony dzień jest wystarczająco satysfakcjonujący, a wszystko co robimy realizuje nasze potrzeby? Miejmy świadomość iż czas jest zasobem ograniczonym więc warto należycie go alokować.  (alokacja- to inaczej rozdzielenie, zagospodarowanie zasobów w bliskiej przyszłości tak aby efekty były widoczne w dalekiej przyszłości. Jest to związane z planowaniem zasobów które są ograniczone)  Nasz czas możemy więc podzielić na: „obowiązki i zadania”, które obligują nas do ich wykonania w konkretnym terminie i celu oraz czynności dzięki którym chcemy się rozwijać.  Z kolei  „więzi interpersonalne”, kontakt z rodziną, znajomymi, wszystko to co wiąże się ze spędzaniem wspólnego czasu i jest dla nas relaksem. Czas jest wszystkim co posiadamy. Jak zatem wykorzystać go aby zrealizować swoje najważniejsze cele?  Czy zastanawiałeś się jaką wartość ma Twój czas? W zasadzie czas jest wszystkim co każdy z nas posiada. Czas ma wielką wartość, ale jest ograniczony. W danej chwili możemy koncentrować się na wykonywaniu jednego zadania. Jeśli chcemy osiągać dobre wyniki w pracy i cieszyć się życiem osobistym należy dobrze planować swój czas.  Zarządzanie sobą w czasie to w rzeczywistości zarządzanie własnym życiem. Od wyboru czynności, które będziesz wykonywał każdego dnia zależy Twoja przyszłość, to co uda Ci się osiągnąć.  Jest wiele metod organizowania i planowania czasu. Jedną z nich bardzo popularną jest posiadanie organizatora zadań na przykład w postaci kalendarza z rozpisanymi godzinami, gdzie zapisujemy czynności, które chcemy wykonać. Wygląda to tak, że spisujemy wszystkie zadania do wykonania i wpisujemy je do kalendarza. Mam znajomych, w kalendarzach których każdy dzień podzielony jest na 15 minutowe bloki czasu! Metoda organizowania czasu przy pomocy kalendarza jest bardzo dobra, ale ma jedną wadę. Okazuje się, że zazwyczaj zadań do wykonania jest więcej niż mamy czasu. Jeśli na dany dzień zaplanujesz za dużo czynności, musisz się śpieszyć. Zdarza się, że wykonanie pewnych czynności zajmuje więcej czasu niż się na nie przewidziało. Sprawy do załatwienia zaczynają się nawarstwiać. Powoduje to zdenerwowanie i ciągłą walkę z czasem. Taki styl życia nie jest przyjemny.  W 1987 roku włoski socjolog i ekonomista Vilfredo Pareto w wyniku analizy prowadzonych przez siebie badań doszedł do bardzo interesujących wniosków. Stwierdził on, że 20% obywateli Włoch jest w posiadaniu 80% majątku. Okazało się, że ta sama zależność jest widoczna również w wielu innych dziedzinach życia. Dla nas ważny jest jeden wniosek: około 20% czynności wykonywanych każdego dnia przekłada się na mniej więcej 80% uzyskiwanych wyników. Oznacza to, że jeśli będziesz koncentrował się na wykonywaniu tych dwudziestu procent najważniejszych czynności to pozwoli Ci to zwielokrotnić uzyskiwane rezultaty pracy. Popatrz krytycznym okiem na swoje biurko (warsztat pracy) i zajmij się najpierw nim. Czy mnóstwo na nim, pod nim lub obok niego papierów, listów, niedokończonych spraw? Czy sam jego widok męczy Cię czy zachęca do pracy? Masz ochotę z przyjemnością zasiąść do obowiązków czy uciec gdzie pieprz rośnie?  Jeśli twoje biurko, pokój lub miejsce pracy opanował bałagan, koniecznie uprzątnij je zanim zaczniesz zarządzać swoim czasem. Przeglądnij wszystkie dokumenty i szparagały. Posegreguj je i wyrzuć te niepotrzebne.  Sam robię generalne sprzątanie co jakiś czas i zadziwia mnie to, że za każdym razem zbiera się pokaźna kupka papierów i innych rzeczy do wyrzucenia.  Aby tego uniknąć (lub przynajmniej zminimalizować) załatwiaj wszystkie sprawy na bieżąco. Załóż sobie osobne teczki na różne rodzaje dokumentów czy spraw do załatwienia. Zamiast nich możesz również z powodzeniem użyć specjalnych biurowych tacek na dokumenty. Dzięki temu łatwiej Ci będzie wszystko ogarnąć i nie będziesz musiał/a przedzierać się przez stosy papierów aby znaleźć jakiś formularz czy rachunek.  Segreguj i załatwiaj na bieżąco również pocztę elektroniczną. Kasuj niepotrzebne wiadomości aby nie zaśmiecać nimi skrzynki pocztowej. Dobre programy pocztowe (także Outlook) pozwalają na tworzenie folderów oraz reguł filtrowania ułatwiających zarządzanie wiadomościami. Istotną sprawą jest, aby w swojej pracy koncentrować się na jednej rzeczy na raz. Pomoże Ci to zwiększyć efektywność i zachować porządek. Nie próbuj złapać kilku srok za ogon bo w ręce zostaną Ci tylko pióra.  Gdy chcesz zrobić wiele rzeczy na raz, najprawdopodobniej albo wszystkie wykonasz byle jak, albo w ogóle. Koncentracja w danym momencie na jednej rzeczy pomoże Ci utrzymać porządek w miejscu pracy. Twoje działania będą również skuteczniejsze. To tak jak w przysłowiu: „Gdzie kucharek sześć, tam nie ma co jeść”, tyle że w tym przypadku jest jedna kucharka i zbyt wiele dań do zrobienia na raz. Albo wyjdzie ładne jedno ciasto, albo sześć zakalców.  Zanim zaczniesz planować swój czas, najpierw posprzątaj więc biurko. Odkurzysz tym samym umysł i dasz mu kopa do działania.  Niektórzy mówią, że lubią nieporządek na swoim biurku i dobrze się z tym czują. Jeśli do nich należysz, uprzątnij swoje miejsce pracy a z pewnością poczujesz pozytywną różnicę.

Kredyt inwestycyjny

euro-617212__340Jeśli masz dobry pomysł – na pewno warto wziąć kredyt inwestycyjny. Nie musi to być inwestycja duża, ważne by w dalszej perspektywie przyniosła zwrot i sfinansowała koszt kredytu. Przykładowo – możesz posiadać dom i chcąc zaoszczędzić na energii elektrycznej chciałbyś zamontować na dachu kolektory słoneczne. Takie kolektory wytarzają dodatkową energię elektryczną, za którą już nie musisz płacić, a więc w sposób stały uzyskujesz oszczędność na pobieranym z elektrowni prądzie. Kolektory słoneczne nie są więc w tym przypadku zachcianką, ale prosto skalkulowaną inwestycją – ich cena może okazać się zbyt wysoka w przypadku samodzielnego zakupy – i wtedy pozostaje właśnie skredytowanie kolektorów.    Osobny temat to kredyty konsolidacyjne. To oferta dla osób, które mają już kilka kredytów i chcą połączyć je w jeden – łatwiejszy do zarządzania i – teoretycznie – tańszy. Kredyt konsolidacyjny sam w sobie nie jest zły, jeśli nasze wcześniejsze pożyczki są wysoko oprocentowane, można rozważyć takie rozwiązanie. Ważne jednak, by najpierw wszystko dokładnie przeliczyć – bywa, że konsolidacja, która ma obniżyć całkowity koszt ponoszony co miesiąc, po podliczeniu wszystkich dodatkowych opłat okaże się rozwiązaniem nieopłacalnym i wtedy nie będzie miała sensu.  Na koniec, jedyną radą jaką można podarować, to zachowanie rozsądku! Nie ma nic gorszego dla naszego portfela, niż pożyczka której nie jesteśmy w stanie spłacić. Nowy telewizor LCD szybko przestanie cieszyć, gdy do drzwi zapuka firma windykacyjna.   Jeżeli chodzi o pożyczki i kredyty to ze względu na okres kredytowania można je podzielić na trzy grupy. Są to zobowiązania długoterminowe, średnioterminowe oraz krótkoterminowe.  Pierwszy z wymienionej grupy to kredyt krótkoterminowy, czyli zobowiązanie udzielane na okres do jednego roku. Cechą tych kredytów jest to, że w większości przypadków dotyczą one raczej niskich kwot. Dzięki temu, że mamy do czynienia z krótkim okresem kredytowania ryzyko, jakie ponosi instytucja finansowa w związku ze spłatą jest niższe. Skutkiem tego może być uproszczony dostęp do takich zobowiązań. Polega to na ograniczeniu do niezbędnego minimum formalności wymaganych przy udzielaniu takiego kredytu.  W gronie kredytów krótkoterminowych znajdują się kredyty gotówkowe na cele konsumpcyjne. Innym przykładem kredytów tego typu są zobowiązania okazjonalne, czyli takie, które są związane na przykład z wakacjami (pożyczki wakacyjne). Tego typu produkty są często oferowane przez pożyczkodawców osobom już związanym z danym podmiotem. W takim wypadku jest to forma uznania dla klienta, który korzysta już z usług danej instytucji. W wielu przypadkach kredyty i pożyczki okazjonalne są niżej oprocentowane od zwykłych zobowiązań oraz wymagają mniejszej liczby formalności.  Podmioty finansowe używają tym podobnych zobowiązań również w celu pozyskania nowych klientów. Zaletą pożyczki okazjonalnej jest to, że może ona być przeznaczona na dowolny cel. Niema tutaj odgórnych ograniczeń związanych z przeznaczeniem pozyskanych w ten sposób pieniędzy. W niektórych przypadkach kredyt okazjonalny może posiadać lepsze warunki niż zwykły kredyt gotówkowy.